Back Office Commerciale (Export)

Con “Back office commerciale” ci si riferisce alle attività di supporto amministrativo che vengono svolte nell’ambito del dipartimento commerciale di un’azienda. Queste attività possono includere la gestione delle richieste dei clienti, l’elaborazione degli ordini, la gestione delle fatture e dei pagamenti, la gestione dei rapporti con i fornitori, con gli spedizionieri e con gli uffici doganali, la preparazione dei rapporti di vendita e altre attività di supporto simili che consentono al team commerciale di concentrarsi sulla vendita e sulle relazioni con i clienti.

Il back office commerciale svolge diverse attività specifiche per gestire le richieste dei clienti, tra cui:

  1. Ricezione delle richieste:  riceve le richieste dei clienti attraverso diversi canali, come e-mail, telefono o chat.
  2. Elaborazione delle richieste: una volta ricevute le richieste, il back office commerciale le elabora e le inserisce nel sistema aziendale per la successiva gestione.
  3. Verifica della disponibilità dei prodotti: il back office commerciale verifica la disponibilità dei prodotti richiesti dal cliente e, se necessario, comunica con il team di produzione o di magazzino per garantire la disponibilità dei prodotti.
  4. Elaborazione degli ordini: una volta confermata la disponibilità dei prodotti, il back office commerciale elabora gli ordini dei clienti, preparando i documenti necessari per la spedizione.
  5. Gestione delle consegne:  gestisce le consegne, coordinando con il team di logistica per garantire che i prodotti vengano consegnati al cliente nel modo più efficiente possibile.
  6. Assistenza post-vendita:  fornisce assistenza post-vendita, rispondendo alle domande dei clienti e gestendo eventuali problemi o reclami.
  7. Aggiornamento del database dei clienti: il back office commerciale aggiorna costantemente il database dei clienti, registrando tutte le richieste, gli ordini e le interazioni con i clienti per garantire un servizio di alta qualità e personalizzato.
  8. Fatturazione: a seconda delle dimensioni e della struttura organizzativa elabora le fatture direttamente e le invia al cliente oppure inoltra i dati per la fatturazione all’ufficio amministrativo
  9. Pagamenti: in alcune organizzazioni segue i pagamenti e sollecita in caso di insolvenze
  10. Rete Agenti: in alcune organizzazioni fornisce il supporto amministrativo alla rete agenti e si occupa del calcolo delle provvigioni dovute per le vendite

Competenze e Capacità per il ruolo di Back Office Commerciale

L’addetto al back office deve possedere diverse competenze per svolgere efficacemente le sue attività. Di seguito sono elencate alcune delle competenze più importanti dell’addetto al back office:

Se si occupa della clientela estera è fondamentale un’ottima conoscenza della lingua inglese (sia parlata che scritta) e di almeno una seconda lingua a seconda dei mercati si cui si occuperà. Tedesco, Francese e Spagnolo – dopo l’Inglese – sono ancora le lingue straniere più utilizzate

  1. Conoscenza dei processi aziendali: deve conoscere i processi aziendali e le procedure operative dell’azienda per poter svolgere le attività di supporto richieste dal team commerciale.
  2. Capacità organizzativa: deve essere organizzato e in grado di gestire molte attività contemporaneamente.
  3. Precisione:  deve essere preciso e attento ai dettagli per evitare errori nell’elaborazione degli ordini o nella gestione delle richieste dei clienti.
  4. Conoscenza degli strumenti informatici:  deve avere conoscenze informatiche avanzate e padronanza dei software di gestione aziendale e degli strumenti di comunicazione.
  5. Buone capacità comunicative: l’addetto al back office deve avere buone capacità di comunicazione e relazionali per gestire le richieste dei clienti e collaborare con gli altri membri del team.
  6. Orientamento al cliente: l’addetto al back office deve essere orientato al cliente e in grado di fornire un servizio di alta qualità per soddisfare le esigenze dei clienti.
  7. Capacità di problem solving: l’addetto al back office deve essere in grado di risolvere i problemi che possono sorgere durante l’elaborazione degli ordini o la gestione delle richieste dei clienti.
  8. Flessibilità: l’addetto al back office deve essere flessibile e in grado di adattarsi alle esigenze in continua evoluzione dell’azienda e dei clienti.

In sintesi, l’addetto al back office deve possedere competenze organizzative, di precisione, di comunicazione, di problem solving e di flessibilità per svolgere efficacemente le sue attività di supporto al team commerciale.

Come si diventa Back Office Commerciale Export

Per diventare un professionista del back office commerciale export, è necessario avere una formazione in ambito commerciale, economico o linguistico, oltre ad acquisire esperienza lavorativa in ruoli di supporto amministrativo o di back office in un’azienda con attività di export.

In particolare, è utile avere una laurea in economia, in scienze aziendali o in lingue straniere, che fornisce una solida base di conoscenze in ambito commerciale, economico e linguistico.

Inoltre, sono utili competenze informatiche avanzate, padronanza dei software di gestione aziendale e degli strumenti di comunicazione, oltre a buone capacità organizzative, comunicative e relazionali, nonché una buona conoscenza delle lingue straniere.

Per acquisire esperienza lavorativa, si può iniziare con un tirocinio o un’esperienza di lavoro come assistente amministrativo o impiegato back office in un’azienda che opera nel settore dell’export. In questo modo, si possono sviluppare le competenze necessarie per svolgere le attività di supporto al team commerciale export, come la gestione dei documenti di esportazione, la conoscenza delle normative internazionali, la gestione delle spedizioni internazionali e la gestione dei rapporti con i clienti esteri.

Quanto Guadagna un/un’ addetto/a al back office commerciale ?

Il salario di un back office commerciale varia a seconda dell’esperienza, dell’azienda e della posizione geografica. In generale, il salario può variare da circa 22.000 per un neo-assunto senza esperienza a 35.000 euro lordi all’anno. Le competenze linguistiche che permetto alla persona di occuparsi anche dell’export consentono l’innalzamento della retribuzione fino a 40K lordi circa. Inoltre possono avere anche altri benefici, come bonus, assicurazioni sanitarie, permessi retribuiti, contributi previdenziali e altri benefici in base alla politica aziendale.