Con “Back office commerciale” ci si riferisce alle attività di supporto amministrativo che vengono svolte nell’ambito del dipartimento commerciale di un’azienda. Queste attività possono includere la gestione delle richieste dei clienti, l’elaborazione degli ordini, la gestione delle fatture e dei pagamenti, la gestione dei rapporti con i fornitori, con gli spedizionieri e con gli uffici doganali, la preparazione dei rapporti di vendita e altre attività di supporto simili che consentono al team commerciale di concentrarsi sulla vendita e sulle relazioni con i clienti.
Il back office commerciale svolge diverse attività specifiche per gestire le richieste dei clienti, tra cui:
- Ricezione delle richieste: riceve le richieste dei clienti attraverso diversi canali, come e-mail, telefono o chat.
- Elaborazione delle richieste: una volta ricevute le richieste, il back office commerciale le elabora e le inserisce nel sistema aziendale per la successiva gestione.
- Verifica della disponibilità dei prodotti: il back office commerciale verifica la disponibilità dei prodotti richiesti dal cliente e, se necessario, comunica con il team di produzione o di magazzino per garantire la disponibilità dei prodotti.
- Elaborazione degli ordini: una volta confermata la disponibilità dei prodotti, il back office commerciale elabora gli ordini dei clienti, preparando i documenti necessari per la spedizione.
- Gestione delle consegne: gestisce le consegne, coordinando con il team di logistica per garantire che i prodotti vengano consegnati al cliente nel modo più efficiente possibile.
- Assistenza post-vendita: fornisce assistenza post-vendita, rispondendo alle domande dei clienti e gestendo eventuali problemi o reclami.
- Aggiornamento del database dei clienti: il back office commerciale aggiorna costantemente il database dei clienti, registrando tutte le richieste, gli ordini e le interazioni con i clienti per garantire un servizio di alta qualità e personalizzato.
- Fatturazione: a seconda delle dimensioni e della struttura organizzativa elabora le fatture direttamente e le invia al cliente oppure inoltra i dati per la fatturazione all’ufficio amministrativo
- Pagamenti: in alcune organizzazioni segue i pagamenti e sollecita in caso di insolvenze
- Rete Agenti: in alcune organizzazioni fornisce il supporto amministrativo alla rete agenti e si occupa del calcolo delle provvigioni dovute per le vendite
Competenze e Capacità per il ruolo di Back Office Commerciale